Фото предоставлено: Getty Images
В 1990-х годах в некоторых компьютерных играх был «ключ начальника», который позволял сотрудникам открывать электронную таблицу Excel, когда им нужно было выглядеть так, будто они работают. Теперь начальство может даже отругать сотрудника, уличенного в работе с электронной таблицей.
Excel, принадлежащий Microsoft, существует уже 40 лет. Некоторые технологические лидеры рассматривают это в лучшем случае как препятствие для цифровых рабочих процессов и искусственного интеллекта, а в худшем — как вероятную причину серьезных сбоев.
Excel, безусловно, широко распространен в деловом мире. По данным исследования Acuity Training, две трети офисных работников используют его хотя бы раз в час.
Устойчивость Excel отчасти объясняется тем, что он по-прежнему встроен в технологическое образование, наряду со Word и PowerPoint, — говорит Том Уилки, технический директор компании по визуализации данных Grafana.
«Excel — это действительно хороший инструмент. Если вы хотите просмотреть небольшой набор данных, попробуйте внедрить идею или создать краткую диаграмму для презентации — нет ничего лучше для быстрого и простого анализа», — говорит он.
Проблема в том, что люди и предприятия не делают различия между обработкой данных, их анализом и визуализацией, говорит профессор Марк Уайтхорн, почетный профессор аналитики в Университете Данди.
«Есть много таких маленьких отделов, куда данные поступают, заносятся в электронную таблицу, проходят через макросы, а затем выводятся», — говорит Уайтхорн.
Макрос можно рассматривать как ярлык. Он автоматизирует ряд шагов в электронной таблице, так что эти инструкции можно выполнить одним щелчком мыши — например, для форматирования данных в определенном стиле или выполнения вычислений.
Электронные таблицы часто плохо документированы и структурированы, продолжает Уайтторн, и человек, написавший макросы в
На практике, говорит он, это означает, что данные внутри организации не контролируются централизованно. Это затрудняет защиту и перемещение данных внутри организации или их извлечение для более широкого анализа и обработки ИИ.
Это может привести к тому, что критически важные операции будут зависеть от хрупких электронных таблиц.
В прошлом году выяснилось, что Министерство здравоохранения Новой Зеландии использовало электронную таблицу Excel в качестве «основного файла данных» для управления и анализа своих финансовых показателей.
Это усложнило сбор и консолидацию данных. Это было сложно, приводило к расхождениям и ошибкам, а также затрудняло анализ в реальном времени.
В Великобритании процесс набора анестезиологов погрузился в хаос в 2023 году из-за путаницы в электронных таблицах.
Фотография предоставлена: Teradata
Но отключить Excel для команд и отдельных лиц — это сложная задача.
«Внешнему производителю или поставщику сложно просто дать организации что-то, что она может использовать во всех этих разных командах», — объясняет Моути Вали, директор по цифровой трансформации и планированию канадской телекоммуникационной компании Telus.
Он возглавил инициативу по переводу сотен сотрудников из Excel на их собственную систему планирования.
Целью было упростить интеграцию и управление данными, повысить уровень автоматизации и внедрить искусственный интеллект.
Но люди хотели сохранить существующие настройки Excel и просто загружать информацию из новой системы, — объясняет Вали. Вы должны принять это, не позволяя электронной таблице сосуществовать с вашими [новыми] программами.
В защиту своего программного обеспечения представитель Microsoft говорит: «За четыре десятилетия Excel превратился из простой электронной таблицы в универсальную платформу, который используют все».
«Сегодня он используется более широко, чем когда-либо прежде, причем ежемесячное использование стабильно растет в течение последних шести лет, и он остается инструментом по умолчанию для анализа данных, моделирования и составления отчетов во всех отраслях».
Фото предоставлено: Кейт Корден
Не только крупные организации могут извлечь выгоду из переосмысления своей зависимости от Excel.
Кейт Корден управляет компанией по установке велосипедов Hackney Bike Fit, что означает управление двумя потоками данных – личной информацией о клиентах, такой как рост, вес, гибкость – и информацией о велосипеде.
Она пользуется Excel с тех пор, как работала менеджером по развитию бизнеса в меняющемся корпоративном мире.
Корден перешла на LinkSpace, изначально разработанный как инструмент управления делами, который можно адаптировать для сложные рабочие процессы. «Это просто полноценная система управления данными, в которой у вас есть все, а не несколько Excel, что очень поможет мне в моем росте».
Потенциальные выгоды от перехода от Excel могут выходить за рамки простого управления данными.
Джулиан Таннер, менеджер по связям с общественностью в Лондоне, также присматривающий за финансами местной благотворительной организации, перевел счета благотворительной организации из Excel в пакет онлайн-бухгалтерии, который извлекает информацию из счета-фактуры.
Встроенный в пакет искусственный интеллект позволяет создавать индивидуальные отчеты одним нажатием кнопки.
Это также означает, что они могут отказаться от услуг бухгалтера, сэкономив более 6000 фунтов стерлингов в год. «Это были большие расходы на благотворительность, — говорит Таннер, — которых вы всегда стараетесь избежать». Износа в системах искусственного интеллекта или машинного обучения.
Помимо более надежной интеграции данных и ускорения циклов планирования, Вали рассчитывает сэкономить 42 миллиона канадских долларов (30 миллионов долларов США) в год. Другие команды Telus сейчас рассматривают возможность последовать этому примеру.
Полностью исключить Excel может быть нереально. Поэтому, предполагает Уайтхорн, в будущем, возможно, придется изменить дизайн «ключа босса», чтобы скрыть использование электронных таблиц.
